Ny forskrift om gjennomføring av årsmøte og generalforsamling i unntaksperioden

9. april kom en ny midlertidig forskrift om unntak fra reglene om fysisk årsmøte og generalforsamling i eierseksjonssameier og borettslag. Borettslag og sameier får gjennomføre årsmøter og generalforsamlinger digitalt eller på annen betryggende måte.

I og med at også «koronaloven» er midlertidig, kan det skje endringer.

Formålet med forskriften

Formålet med forskriften er å legge til rette for at årsmøte i eierseksjonssameier og generalforsamling i borettslag kan skje uten fysiske møter så lenge avholdelse av fysiske møter er uforenlig med offentlige pålegg og anbefalinger.

Ved motstrid går bestemmelsene i forskriften foran det som er bestemt om årsmøter i eierseksjonsloven og om generalforsamling i borettslagsloven. Forskriften går også foran ved eventuell motstrid med vedtekter.

Varighet av de nye reglene

Forskriften trådte i kraft 9. april og gjelder så lenge den midlertidige «koronaloven» gjelder.

Forskriften inneholder ingen regler om utsettelse av fristen for å avholde møtene innen utgangen av juni. Vi vet ikke om det kommer mer om dette etter hvert.

Adgang til å holde årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte

Etter forskriften kan styret kan beslutte å holde årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte, herunder ved bruk av digitale møteapplikasjoner, telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte.

På «betryggende måte»

Forskriften sier ikke detaljert hva som er «betryggende måte», men her må det gjøres en helhetlig vurdering. Hvilke tekniske muligheter de enkelte sameiene eller borettslagene har, vil variere.

Kanskje kan de som har anledning til å delta på en elektronisk måte, gjøre det, mens andre kan være tilstede på vanlig telefon.

Gjennomføring av møte

For gjennomføring av slikt årsmøte eller generalforsamling gjelder følgende:

1. Samtlige seksjons- eller andelseiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene. Styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivning, herunder tillate bruk av forhåndsstemme uten at det er vedtektsfestet.

2. Forretningsfører, revisor og eventuell daglig leder skal gis mulighet til å uttale seg om aktuelle saker.

3. Styreleder, eller annen møteleder som årsmøtet eller generalforsamlingen velger, skal sørge for at det føres protokoll i henhold til eierseksjonsloven § 53 og borettslagsloven § 7-9.

Ikke adgang til å kreve fysisk møte

Dersom styret beslutter å holde årsmøte eller generalforsamling som beskrevet over, kan ingen seksjons- eller andelseiere kreve at møtet avholdes som fysisk møte.

Dersom noen krever ekstraordinært årsmøte eller generalforsamling, må styret vurdere om det er mulig å gjennomføre dette etter disse reglene. Ingen kan kreve at ekstraordinært årsmøte eller generalforsamling holdes som fysisk møte. Styret kan etter en slik vurdering beslutte at saken må utsettes til det kan holdes fysisk møte.

Hva slags møte

Men at det skal være et «møte» forutsetter at det skal være mulig å komme med innsigelser og ha en form for meningsutveksling før saken tas opp til avstemning. Styret kan bestemme hvordan møtet skal gjennomføres, og om man vil godta forhåndsstemmer.

Boligeierne kan etter de vanlige lovene la se representere ved fullmektig. Dette kan hjelpe de som finner det vanskelig å få til en digital gjennomføring av møtet. I borettslag kan man være fullmektig for en, mens man i eierseksjonssameier ikke har samme begrensning.

En ren skriftlig behandling uten mulighet til å komme med kommentarer, endringsforslag eller protokolltilførsler, vil ikke være godt nok.

Kan årsmøtet delegeres til styret?

Forskriften gir ikke mulighet til å delegere generalforsamlingens eller årsmøtets plikt til å vedta regnskaper og foreta valg til styret. Her må man finne en annen løsning som skissert over.

Unngå mest mulig andre saker

Forskriften gjelder avholdelse av alle generalforsamlinger og årsmøter generelt. Så langt det er mulig anbefaler vi likevel at det bare er de nødvendige postene som godkjenning av regnskap og valg av styre som tas opp på møtene i disse unntakstider.

Mer omdiskuterte saker, eller saker som trenger grundig belysning og drøftelse bør utsettes om det er mulig. Men det kan selvsagt være tilfeller hvor det likevel er nødvendig å ta opp andre saker fordi viktige prosjekter allerede er i gang eller må settes i gang for å unngå økonomisk tap. Men er det mulig å utsette kompliserte saker, så gjør det!

Man bør heller ikke benytte anledningen til å presse gjennom saker som det er usikkert om man under vanlige forhold ville fått flertall for. Det påhviler styrene et ekstra ansvar når tidene er spesielle.

Midlertidige signaturløsninger

Det skal fortsatt skrives protokoll fra møtet. Protokoll fra årsmøte og generalforsamling kan signeres elektronisk. Bilde av protokoll med underskrift er likestilt med elektronisk signatur etter unntaksforskriften.

Lykke til!

Lenke til forskriften