Fra 1. april er det anledning til å avholde digitale årsmøter og generalforsamlinger

Våren er sesong for årsmøter i eierseksjonssameier og generalforsamlinger i borettslag.
Fra 1. april 2021 er det åpnet for at styrene kan beslutte å gjennomføre disse møtene
digitalt. Møtet må som før holdes innen 1. juni.

De nye reglene i korte trekk:
Her er de permanente endringene i boliglovene:

• Digitale og fysiske møter likestilles
• Styret kan avgjøre hvordan møtene skal gjennomføres. Det blir ikke forbud mot
  fysiske møter.
• Elektronisk kommunikasjon og kommunikasjon på papir likestilles.
• Kravet om forhåndssamtykke for å motta informasjon på e-post oppheves, og det
  overlates til styret å avgjøre hvordan informasjon til beboerne skal gis.
• Beboerne som ikke er på digitale plattformer, gis en lovbestemt rett til å reservere
  seg mot å motta informasjon på e-post. Styrene får også en plikt til å sikre at alle som
  ønsker å delta på årsmøter og generalforsamlinger, får deltatt på egnet vis.
• Mulighet for å forhåndsstemme fjernes.

Styret bestemmer
Det er styret som beslutter hvordan generalforsamling og årsmøte skal holdes. Styret står
fritt til å bestemme den møteformen som passer best for deres sameie eller borettslag. I
utgangspunktet kan styret bestemme at man ikke skal holdes fysisk møte. Men på visse
vilkår kan boligeierne likevel kreve det. Kravet må fremmes av minst to andelseiere/
seksjonseiere, som til sammen utgjør minst 1/10 av stemmene. Dersom man fyller kravene,
har man krav på at møtet avholdes som fysisk møte. Det er ikke krav om at kravet skal
begrunnes.

Forsvarlig måte
Dersom styret beslutter å gjennomføre møtet uten fysisk oppmøte, må gjennomføringen
skje på en forsvarlig måte. Det kreves at lovens øvrige krav til møtet overholdes (for
eksempel stemmeregler og protokoll). Det legges ingen føringer på de ulike måtene som kan
velges, så lenge gjennomføringen er «forsvarlig». Mange varianter kan tenkes. Styret må
sørge for at deltakelse og avstemning kan kontrolleres på en betryggende måte, og at
deltakernes identitet kan bekreftes.

Rent papirmøte?
Noen spør om man kan avholde generalforsamling eller årsmøte som et rent papirmøte. Og
her blir svaret nødvendigvis litt vagt fordi det avhenger av forsvarlighetsvurderingen. Hvis
man kan sikre kontroll av deltakelse og avstemning, og sakene som tas opp er av en enkel og
formell karakter, så kan det nok tenkes at det vil tilfredsstille lovens krav. Men dette bør
gjøres med varsomhet. Normalt har man i et møte mulighet både til å uttale seg og til å høre
hva andre sier, i tillegg til å kunne avgi stemme.

Frist 30. juni
Fristen for å avholde ordinær generalforsamling/årsmøte er 30.juni. Møte må være avholdt
og regnskap godkjent og registrert innen denne fristen.
NBBL opplyser å ha vært i kontakt med Kommunal- og moderniserings-departementet som
opplyser at de ikke vil arbeide for en utsatt frist i år. De mener at de nye reglene som nå er
vedtatt, sikrer muligheter for boligselskapene til å gjennomføre møtene innen fristen, selv
om det gjelder strenge smittevernregler.

Smittevern
Så lenge møtet ikke bryter reglene i borettslagsloven/eierseksjonsloven, vil det ikke ha
betydning for møtets gyldighet om smittevernreglene brytes. Men det kan ha betydning for
smittevernlovgivningen, og brudd på denne kan medføre bøter eller karantene eller det som
ellers gjelder med hjemmel i smittevernlovgivningen.

Fremskyndet av korona
Boliglovene krevde tidligere at generalforsamlinger og årsmøter ble avholdt fysisk. På grunn
av pandemien ble det vanskelig å gjennomføre møtene innenfor smittevernreglene. I fjor
vedtok Stortinget derfor en midlertidig adgang til å avholde digitale møter. En undersøkelse
fra OBOS viste at de midlertidige reglene faktisk førte til økt deltakelse i møtene. Nå er
endringene gjort permanente fra 1. april 2021:

Eierseksjonsloven § 41:

§ 41.Ordinært årsmøte
Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni. Styret skal på
forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for å innlevere saker
som ønskes behandlet.

Styret beslutter hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Årsmøtet skal
gjennomføres som fysisk møte dersom minst to seksjonseiere som til sammen har
minst ti prosent av stemmene, krever det. Styret kan sette en frist for når et krav om
fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra seksjonseierne har blitt
informert om hvilke saker årsmøtet skal behandle, og må være så lang at
seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte.
Dersom årsmøtet ikke gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en
forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til
årsmøte er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan
kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for
å bekrefte deltakernes identitet.

Borettslagsloven § 7-4

§ 7-4.Ordinær generalforsamling
(1) Laget skal halde ordinær generalforsamling innan utgangen av juni kvart
år. Styret skal på førehand varsle alle andelseigarar med kjend adresse om
dato for møtet og om siste frist for innlevering av saker som nokon ønskjer
skal takast opp.

(2) Spørsmålet om godkjenning av årsrekneskapen og eventuell årsmelding
skal alltid takast opp og avgjerast i den ordinære generalforsamlinga.

(3) Årsrekneskapen, eventuell årsmelding og revisjonsmeldinga skal seinast
åtte dagar før generalforsamlinga sendast til alle andelseigarar med kjend
adresse.

(4) Styret avgjer korleis generalforsamlinga skal gjennomførast.
Generalforsamlinga skal gjennomførast som fysisk møte dersom minst to
andelseigarar som til saman har minst ein tiandedel av røystene, krev det.
Styret kan setje ein frist for når eit krav om fysisk møte kan fremjast. Fristen
kan tidlegast gå frå andelseigarane har blitt informerte, om kva saker
generalforsamlinga skal behandle, og må vere så lang at andelseigarane får
rimeleg tid til å vurdere om dei skal fremje krav om fysisk møte. Dersom
generalforsamlinga ikkje blir gjennomført som fysisk møte, må styret syte for
ei forsvarleg gjennomføring og at det ligg føre system som sikrar at krava til
generalforsamling i lova er oppfylte. Systema må sikre at deltakinga og
røystinga kan kontrollerast på ein trygg måte, og det må brukast ein trygg
metode for å stadfeste identiteten til deltakarene.